Tại sao văn phòng hiện đại nên có ít nhất 1 chiếc tủ đựng hồ sơ?

Tủ sắt đựng hồ sơ hay tủ tài liệu là một trong những nội thất không thiếu tại các văn phòng làm việc hiện đại. Tủ có nhiều tác dụng và công dụng khác nhau giúp cho người làm việc quản lý giấy tờ, hồ sơ một cách được gọn gàng và ngăn nắp hơn. Bạn đọc cùng tham khảo những tác dụng chính của tủ hồ sơ – tủ tài liệu văn phòng qua bài viết sau đây.

1. Tủ sắt hồ sơ văn phòng và những giá trị không thể thay thế

• Giúp quản lý tài liệu của công ty

Một công ty phát triển sẽ luôn có các hồ sơ, giấy tờ liên quan. Vì thế nếu không sử dụng chiếc tủ đựng tài liệu văn phòng thì việc quản lý hồ sơ trở lên rất khó khăn và phức tạp. Lựa chọn tủ đựng tủ đựng hồ sơ, tài liệu mang đến cho công ty bạn giải pháp quản lý tài liệu một cách hiệu quả nhất.

• Quản lý thời gian hiệu quả

Trong một văn phòng nếu không có tủ lưu trữ  tài liệu – hồ sơ riêng biệt sẽ khiến cho người tìm rất vất vả, mất nhiều thời gian và ảnh hưởng tới chất lượng công việc. Do đó tủ tài liệu văn phòng có vai trò rất quan trọng trong việc quản lý tài liệu cũng như giúp bạn quản lý thời gian công việc tốt nhất.

• Trang trí nội thất văn phòng

Tủ hồ sơ ngoài việc giúp quản lý các giấy tờ và tài liệu thì nó còn có tác dụng như đồ nội thất giúp trang trí văn phòng làm việc trong công ty. Sở hữu chiếc tủ tài liệu văn phòng làm cho công ty trở nên sinh động và trang nhã hơn. Tủ có nhiều kiểu dáng và mẫu mã khác nhau bạn có thể thỏa sức để lựa chọn.

• Giúp bảo mật thông tin

Việc bảo mật thông tin rất quan trọng đối với bất kỳ một công ty nào. Nếu các hồ sơ, tài liệu của bạn cần độ quan trọng, mật thiết vậy thì bạn làm cách nào để bảo mật được chúng? Chiếc hồ sơ văn phòng này sẽ giúp bạn quản lý và bảo mật những đồ dùng cá nhân mang tính chất riêng tư, bạn có thể cất gọn gàng vào các ngăn tủ nhỏ và khóa lại để đảm bảo độ bí mật và an toàn.

Trên đây là những công dụng cũng như những giá trị không thể thay thế từ một chiếc tủ tài liệu – tủ hồ sơ trong công ty. Tham khảo thêm các mẫu tủ sắt Xuân Hòa

2. Những suy nghĩ sai lầm thường gặp khi mua tủ sắt đựng hồ sơ

• Chọn mua tủ sắt hồ sơ – tủ tài liệu giá càng rẻ càng tốt

Mua tủ hồ sơ – tủ tài liệu giá rẻ bạn sẽ có hai sự lựa chọn: tủ tài liệu cũ hoặc tủ thanh lý. Nhưng đi cùng với giá rẻ thì đồng nghĩa với nó là chất lượng khó có thể cam kết. Đặc biệt nội thất đã qua sử dụng, thẩm mỹ của tủ sẽ bị giảm đi rất nhiều. Sắp đặt vào một văn phòng mới có vẻ như chưa thực phù hợp. Như vậy bạn hãy cân nhắc lại thay vì việc lựa chọn sản phẩm giá càng rẻ càng tốt thì bạn hãy chú ý đến cả những yếu tố như: chất lượng, dịch vụ và thương hiệu.

• Văn phòng hiện đại thì không cần mua

Việc tiết kiệm ngân sách cho công ty là tốt, tuy nhiên bạn hãy tham khảo phần nội dung trên để hiểu được các giá trị mà một chiếc tủ tài liệu – tủ sắt hồ sơ mang lại là gì?

Công ty càng hiện đại điều đó đồng nghĩa với việc công ty đang trên đà rất phát triển. Mà một công ty phát triển, các tài liệu và hồ sơ của bạn sẽ được gia tăng đáng kể. Lựa chọn một chiếc tủ văn phòng sẽ giúp bạn sắp xếp và quản lý được các đống hồ sơ ngăn nắp và gọn gàng hơn. Không những thế, chúng còn giúp nhân viên trong công ty tiết kiệm được thời gian và tạo một không gian làm việc khoa học hơn. Từ đó, năng suất làm việc của nhân viên tốt hơn tạo ra doanh thu lớn về cho công ty. Như vậy, những văn phòng càng hiện đại càng phát triển thì việc lựa chọn thêm nội thất tủ văn phòng là điều hoàn toàn nên đầu tư chứ không phải là khoản chi phí trong ngân sách của công ty.

• Mua tủ đựng hồ sơ không cần chú ý đến chất lượng

Tại sao khi mua hàng lại cần quan tâm đến chất lượng? Bởi vì: “tiền nào của đấy”. Câu nói này không phải hoàn toàn đúng, tuy nhiên chất lượng luôn luôn đi liền với đồng tiền. Lựa chọn sản phẩm đạt chất lượng tốt giúp bạn an tâm hơn trong quá trình sử dụng. Bởi vậy, ngoài những yếu tố quan tâm đến thẩm mỹ, màu sắc, chất liệu thì bạn đừng quên kiểm tra về độ bền bỉ, sự an toàn, tính tiện ích bên trong của sản phẩm. Những điều này sẽ giúp cho bạn cảm thấy hài lòng và thỏa mãn hơn trong quyết định lựa chọn sản phẩm.

• Mua tủ hồ sơ không cần chọn thương hiệu

Thương hiệu là một trong những yếu tố góp phần quyết định đến chất lượng sản phẩm rất nhiều. Thương hiệu thể hiện sự cam kết, sự uy tín và thành công của sản phẩm đó. Sản phẩm có thương hiệu chắc chắn đã có nhiều khách hàng lựa chọn.

Cho nên, khi bạn cân nhắc việc lựa chọn mua hàng hãy tìm hiểu  những đánh giá và nhận xét của khách hàng về các sản phẩm của thương hiệu đó, xem người tiêu dùng đánh giá tốt không và đưa ra quyết định của mình.

Tham khảo: Kinh nghiệm mua tủ văn phòng giá rẻ

3. Các tiêu chí lựa chọn tủ sắt hồ sơ đúng chuẩn mực văn phòng

Tủ hồ sơ là một vật dụng quá đỗi quen thuộc trong các văn phòng hiện đại ngày nay. Vậy việc lựa chọn một một chiếc tủ hồ sơ như thế nào là đúng chuẩn và phù hợp cho văn phòng của mình chắc hẳn nhiều người chưa nắm được, hãy cùng xuanhoa.vn tham khảo 4 tiêu chí sau đây:

+ Lựa chọn kiểu dáng

Kiểu dáng của các mẫu tủ sắt đựng hồ sơ và tài liệu trong văn phòng cũng rất đa dạng và phong phú. Bạn có thể dựa vào nhu cầu, mong muốn và không gian làm việc tại công ty mình để lựa chọn mẫu tủ phù hợp và có tác dụng đa di năng.

Đối với người lãnh đạo: tủ cần đảm bảo các yếu tố đẹp, sang trọng, thể hiện được vị trí của người đứng đầu trong công ty đối với các nhân viên và đối tác.

Đối với nhân viên – cá nhân: tủ cần thiết kế với kiểu dáng có nhiều ngăn nhỏ phù hợp với việc lưu trữ được nhiều giấy tờ, hồ sơ quan trọng liên quan đến công việc.

Đối với văn phòng chung: nên chọn các mẫu tủ văn phòng có thiết kế dạng không cánh để tiện cho việc quan sát, xác định vị trí, tìm kiếm nhanh cho tất cả mọi người trong văn phòng.

+ Lựa chọn kích thước

Do văn phòng có nhiều loại, có phòng diện tích rộng, diện tích nhỏ hoặc hẹp, không được vuông vúc. Vì vậy việc chọn kích thước tủ đựng hồ sơ cũng cần phải căn cứ vào kích thước văn phòng để sắp xếp cho hợp lý và phù hợp với các đồ nội thất khác.

Thông thường, kẹp file tiêu chuẩn có kích thước chiều cao là 34,5cm ; chiều sâu là 29cm; chiều dày là 7cm. Vậy lựa chọn khoang chứa tài liệu trong tủ văn phòng cần tối thiều phải có chiều cao là 36cm; chiều sâu là 31cm.

Vì vậy, khi lựa chọn tủ sắt đựng hồ sơ cho công ty bạn cần căn cứ vào dạng tài liệu muốn lưu trữ trong tủ để chọn các loại tủ cho đúng chuẩn và thích hợp với văn phòng làm việc.

+ Màu sắc và chất liệu

Về màu sắc: Bạn có thể lựa chọn màu sắc theo sở thích của bản thân, tuy nhiên nên chọn màu sắc tương đồng với bàn làm việc để tạo được một thể thống nhất, đồng bộ. Nhưng nếu bạn muốn tạo lên điểm nhấn riêng biệt cho mẫu tủ văn phòng thì có thể kết hợp với các tông màu sắc nổi bật như: vân gỗ sáng, vàng nhạt, nâu nhạt …

Về chất liệu: Trên thị trường hiện nay tủ hồ sơ được thiết kế bằng hai chất liệu chính là tủ gỗ và tủ sắt. Tủ sắt thường có độ bền hơn tủ gỗ nhưng ngược lại, tủ gỗ lại mang tính giá trị thẩm mỹ cao hơn và mẫu mã đa dạng hơn. Tùy thuộc vào từng vị trí và mục đích sử dụng bạn hãy cân nhắc xem văn phòng của mình phù hợp với mẫu tủ nào và lựa chọn.

+ Yếu tố phong thủy

Trong phong thủy việc lựa chọn kiểu dáng, màu sắc, chất liệu hợp mệnh sẽ giúp chủ nhân đem lại nhiều tài lộc, may mắn và công việc ngày càng phát triển.

Ngoài việc lựa chọn những yếu tố trên hợp phong thủy, bạn cũng cần chú ý đến vị trí đặt và hướng đặt của tủ rất quan trọng. Nếu đặt tủ đúng, khoa học sẽ khuyến khích các năng lượng tích cực, giảm thiểu vận khí xấu, tăng sự hưng phấn trong công việc, đặc biệt là tạo nên sự thuận lợi trong các công việc liên quan đến xử lý tài liệu, giấy tờ sổ sách công ty một cách nhanh chóng. Một số lưu ý trong cách đặt tủ như sau:

• Không nên đặt tủ đối diện với cửa ra vào nhà vệ sinh
• Đặt tủ ở nơi dễ tiếp xác với ánh sáng, khu nhà vệ sinh, khu nhà tắm vì dễ làm tủ ẩm mốc, han gỉ
• Nên chọn hướng và đặt tủ phù hợp theo từng mệnh sẽ tốt hơn.

Tham khảo: Cách sắp xếp theo phong thủy tủ văn phòng

+ Thương hiệu

Hiện nay, dòng sản phẩm tủ đựng hồ sơ trên thị trường có rất nhiều doanh nghiệp sản xuất và phân phối. Hàng cũng được phân loại theo nhiều cấp khác nhau từ cao cấp, trung bình đến bình dân. Chính vì vậy lựa chọn đúng thương hiệu sẽ đồng nghĩa với đúng chất lượng sản phẩm. Yếu tố này sẽ giúp bạn tiết kiệm được đáng kể thời gian và ngân sách cho công ty.

4. Phân loại các mẫu tủ đựng hồ sơ

+ Mẫu tủ đặc biệt dành cho vị trí giám đốc

Chọn mẫu tủ hồ sơ cho vị trí giám đốc, lãnh đạo trong công ty bạn cần chú ý phần thiết kế ngoài tác dụng dùng để đựng hồ sơ còn dùng để trang trí các đồ vật trưng bày, như huy chương, đồ lưu niệm, bằng khen, cho nên thiết kế cũng phải thể hiện được sự sang trọng, độc đáo và đẹp mắt.

Những mẫu tủ giám đốc Xuân Hòa

Tủ giám đốc TGD-08-01 PU

Tủ giám đốc TGD-01-00 PU

Tủ giám đốc TGD-2211 CTPU

Tủ giám đốc TGD-02-01PU

+ Mẫu tủ đựng hồ sơ phổ biến

Với những mẫu tủ đựng hồ sơ phổ biến dành cho vị trí nhân viên, bạn cần chú ý nhiều hơn đến chất lượng và khả năng chứa đựng tài liệu. Nên chọn mẫu tủ có thiết kế đơn giản, tiện sử dụng, có độ bền cao, chắc chắn và sử dụng bền lâu cùng thời gian.

Những mẫu tủ đựng hồ sơ phổ biến của Xuân Hòa

Tủ gỗ văn phòng TG-16-00

Tủ gỗ văn phòng TG-14-01

Tủ gỗ văn phòng TG-14-00

+ Mẫu tủ đựng hồ sơ văn phòng

Tủ sắt và tủ gỗ đây là hai mẫu tủ văn phòng được nhiều người lựa chọn và sử dụng hiện nay. Mỗi chất liệu trên đều có những điểm cộng riêng như:

• Tủ sắt: giá thành rẻ, tuổi thọ cao, dễ dàng di chuyển và rất tiện ích đối với văn phòng diện tích nhỏ.
• Tủ gỗ: có kiểu dáng và màu sắc đa dạng, tính thẩm mỹ cao. Bạn có thể kết hợp làm tủ trang trí hoặc tủ tài liệu đều phù hợp.

Bởi vậy tùy theo mục đích sử dụng, điều kiện văn phòng mà bạn có thể lựa chọn mua tủ văn phòng bằng sắt hay gỗ sao cho phù hợp.

Một số mẫu tủ sắt đựng hồ sơ Xuân Hòa

Tủ sắt CA-6A-LG

TỦ SẮT CA-5A-LG

TỦ SẮT CA-3A-SG

TỦ SẮT CA-3A-LG

Trên đây là những mẫu tủ đựng hồ sơ và  các kinh nghiệm trong việc lựa chọn tủ hồ sơ tài liệu văn phòng sao phù hợp và hiệu quả nhất. Hy vọng với những thông tin chia trẻ trên sẽ giúp ích cho các bạn!